Kustannus-hyötyanalyysin tavoitteena on arvioida investoinnin kannattavuutta: ylittävätkö investoinnin hyödyt sen kustannukset. Kustannushyöty-analyysin avulla voidaan arvioida myös investoinnin takaisinmaksuaikaa.
Kustannus-hyötyanalyysi kertoo onko investointi kannattava annetuilla parametreillä. Usein oleellisempaa on kuitenkin itse laskema kuin sen lopputulos, koska lopputulos on aina laskelmassa tehtyjen oletusten ja valittujen parametrien tulos. Laskelma kertoo hyötyjen ja kustannusten rakenteesta: kenelle hyödyt ja kustannukset tulevat ja missä muodossa.
Hyödyt voidaan jakaa rahallisiin hyötyihin ja laadullisiin hyötyihin. Laadullisetkin hyödyt on kvantifioitavissa rahamääräisiksi hyödyiksi, mutta usein tämä pikemminkin hämärtää asiaa kuin selventää tarkastelua. Laadulliset hyödyt kannattaakin yleensä käsitellä omana kokonaisuutena ja on viimekädessä päätöksentekijästä kiinni minkä painoarvon saavutettaville laadullisille hyödyille ”laskelmassa” antaa.
Usein – esimerkiksi palvelujen digitalisoinnissa – kustannukset voidaan jakaa neljään kategoriaan: suunnittelun, toteutuksen, käyttöönoton ja ylläpidon kustannuksiin. Suunnittelun ja toteutuksen kustannukset ovat relevantteja silloin kun ollaan kehittämässä kokonaan uutta palvelua tai tuotetta. Silloin kun tuote tai palvelu on valmis ja arvioidaan kannattaako sitä ottaa organisaatiossa käyttöön, huomio kiinnittyy käyttöönoton ja ylläpidon kustannuksiin.
Hallinnollisen taakan mittaukseen kehitetty SCM-menetelmä tajoaa hyvän lähtökohdan myös kustannus-hyötyamalyysien toteutukseen. Laskentamallissa arvioidaan palvelun käyttäjiltä ja toisaalta palvelun tarjoajalta prosessin erivaiheisiin kuluva aika (H), joka kerrotaan ajan hinnalla (T) ja toimenpiteiden määrällä vuodessa (Q) . Tähän lisätään prosessin kiinteät kustannukset, kuten erilaiset maksut (M). Prosessin kustannus saadaan siis kaavalla H x T x Q + M. Vertaamalla uuden ja vanhan prosessin kustannuksia voidaan arvioida saavutettuja kustannushyötyjä ja takaisinmaksuaikaa. Sovellettua laskentatapaa on havainnollistettu alla olevassa kuviossa.
