Vantaan kaupunki toteuttaa vastuullisuuttaan erityisesti hankintojensa kautta. Vastuullisuuteen kuuluu eri puolia: ympäristövastuu, taloudellinen vastuu ja sosiaalinen vastuu, jotka ovat kaikki toimintamme tärkeitä osia, kirjoittaa Vantaan kaupungin asiantuntija Matleena Moisio Owal Groupin vierasblogissa.
Sosiaalista vastuuta toteutamme muun muassa hankintoihin osallistamalla, mikä on myös viime vuonna hyväksytyn strategisten hankintojen tiekarttamme painopiste. Osallistamisen käsitämme niin, että kaikki hankintaan liittyvät tahot ovat riittävän ajoissa mukana hankinnan valmistelussa.
Asiakasnäkökulma huomioidaan julkisissa hankinnoissa aiempaa paremmin osallistamalla loppukäyttäjät hankinnan suunnitteluun. Julkinen hankinta on monivaiheinen prosessi, ja haluamme palvelun laadun varmistamiseksi lisätä osallisuutta, jotta asiakkaamme voisivat olla entistä tyytyväisempiä saamaansa palveluun. Ajatuksena on, että jokainen – tilaaja, toimittaja ja palvelun tai tuotteen käyttäjä – tuo oman asiantuntemuksensa hankinnan valmisteluun. Näin saadaan prosessiin lisää avoimuutta ja sujuvuutta sekä samalla laadukkaampia palveluita ja tuotteita käyttäjille.
Vuonna 2019 yksi monista hankinnoistamme oli henkilökohtaisten avustajien hankinta. Vantaan kaupunki toteutti hankinnan valmistelun yhteistyössä Owal Groupin konsulttien kanssa. Hankinta aloitettiin selvittämällä palvelun käyttäjien kokemuksia ja toiveita henkilökohtaisen avun palvelulle. Tämä tehtiin, koska haluttiin palvelun vastaavan parhaalla mahdollisella tavalla käyttäjien tarpeisiin. Parhaimmillaan tämä voi samanaikaisesti sekä parantaa ihmisten tyytyväisyyttä palveluun että laskea kustannuksia. Asiakkaita haastateltiin puhelimitse tai sähköisen lomakkeen avulla. Puhelinkeskustelut olivat usein hyvinkin pitkiä ja antoivat tärkeitä näkökohtia hankinnan valmisteluun.
Osallistamisen ja Vantaa ostaa -tilaisuuden eli markkinavuoropuhelun perusteella tehty kilpailutus tehtiin alkuvuodesta 2019, ja keväällä työnsä aloitti kilpailun voittanut yritys. Hankintaprosessia pidettiin onnistuneena, sillä markkinavuoropuhelu oli aidosti hyödyksi ja asiakkaiden osallistaminen oli poikkeuksellisen laajaa. Tavoitteena onkin myös jatkossa osallistaa loppukäyttäjiä hankintaprosessin eri vaiheisiin, sillä asiakkaiden kokemusasiantuntijuus ja näkemykset ovat arvokasta pääomaa onnistuneen hankinnan rakentamiseksi. Jo kuulluksi tulemisen tunne voi edistää käyttäjien tyytyväisyyttä (https://www.hankinnat.fi/blogi/2017/kolme-kysymysta-kayttajien-osallistamiseen), mutta vähintään yhtä tärkeää on myös mahdollisuus parantaa palvelua asiakkaiden kokemusten perusteella. Näin hankinnasta saadaan kaikin puolin tarkoituksenmukaisempi.
Parhaimmillaan hankinnoilla osallistamisella voi olla myös suurempia hyötyjä yhteiskunnalle: sen lisäksi, että julkiset palvelut parantuvat, myös markkinat kehittyvät, kun yritykset tutustuvat asiakkaiden tarpeisiin aiempaa paremmin. Julkisilla hankinnoilla onkin merkitystä myös vastuullisuuden käytäntöjen edistämisessä
